1с документооборот

Основное 2010 arrow1.gif
Скачать 1с документооборот


Руководство по 1с документооборот


Презентация 1с документооборот

Купить 1с документообортот

 Проведение совещаний 

Внимание! Новая версия программы с расширенными возможностями

Подробнее о системе документооборота

 

Для организации процесса проведения совещаний в системе реализован бизнес-процесс "Проведение совещания". Данный бизнес-процесс может быть запущен из меню "Бизнес-процессы \ Проведение совещаний" или из "Навигатора" с закладки "Бизнес-процессы \ Совещания".

Форма бизнес-процесса "Проведение совещания" состоит из нескольких закладок. Каждая из закладок содержит информацию, относящуюся к определенному этапу проведения совещаний.

Проведение совещаний meet-1small.jpg

Возможно заполнение совещаний по заранее подготовленным шаблонам.

В системе документооборота "Аналитика: Документооборот" реализованы следующие этапы проведения совещания:

  • Согласование совещания. На данном этапе согласовывается состав участников, дата, место проведения и другие параметры совещания
  • Проведение совещания. На данном этапе фиксируется факт завершения совещания сотрудников предприятия.
  • Утверждение результатов и выдача поручений. На данном этапе производится фиксация результатов проведения совещания, назначение ответственных за их выполнение и рассылка протокола совещания участникам

После заполнения темы, графика и места проведения совещания, на закладке "Состав участников" укажите список участников совещания, а на закладке "Повестка" заполните список вопросов совещания.

Запуск бизнес-процесса "Совещание" возможно с нескольких точек. В зависимости от потребностей вашего предприятия в автоматизации совещаний вы можете выбрать одну из следующих точек старта бизнес-процесса:

  • Разослать повестку участникам на согласование
  • Утвердить совещание (состав участников, дату и повестку)
  • Утвердить результаты и разослать поручения

Если будет выбрана первая точка старта "Разослать повестку участникам на согласование" то процесс будет выполняться по полному, максимальному маршруту (будет выполнена максимальная автоматизация совещания) начиная с выдачи поручений сотрудникам на согласование повестки и выполнения прочих действий (подробнее смотрите ниже в этом же разделе).  

При выборе второго пункта "Утвердить совещание (состав участников, дату и повестку)" процесс будет запущен без этапа его согласования. Участники совещания получат уведомления о начале совещания, в бизнес-процессе будет активирована задача ожидания окончания совещания. После истечения времени окончания совещания, процесс перейдет к пункту "Утвердить результаты и разослать поручения".

При выборе точки старта сразу с "Утвердить результаты и разослать поручения" участникам совещания будут разосланы результаты совещания и поручение на выполнение заданий без каких либо предварительных действий по согласованию совещания.

Рассмотрим работу бизнес-процесса по полному маршруту, начиная с точки старта.

После заполнения (по шаблону или вручную) начальных данных совещания, таких как тема совещания, дата и место проведения, необходимо составить повестку совещания. Для этого перейдите на закладку "Повестка" и составьте список вопросов к совещанию.

Проведение совещаний meet-2small.jpg

Для запуска процесса согласования выберите пункт меню "Разослать повестку участникам на согласование" как показано на рисунке ниже.

Проведение совещаний meet-3small.jpg

Пользователи, указанные на закладке "Список участников" поручения на согласование повестки совещания.

Проведение совещаний meet-4small.jpg

Пользователю, получившему уведомление о совещании, необходимо выбрать один из трех вариантов:

  • Подтверждаю свое участие в совещании
  • Вместо меня будет присутствовать сотрудник
  • Отказываюсь от участия в совещании

При выборе второго пункта, будет показано дополнительное поле для указания замещающего сотрудника:

Проведение совещаний meet-5small.jpg

Для изменения или дополнения списка вопросов повестки совещания необходимо отметить флажок "Предлагаю внести изменения в вопросы повестки совещания". В таком случае станет доступным для редактирование таблица вопросов. После окончания редактирования уведомления о совещании необходимо нажать кнопку "ОК".

После получения ответов от всех пользователей, инициатор совещания получает поручение на утверждение совещания. Форма поручения приведена на рисунке ниже.

Проведение совещаний meet-6small.jpg

Закладка "Состав участников" содержит список участников и их ответов на уведомления о совещании.

Закладка "Повестка" содержит две подзакладки, на первой расположен оригинальный состав вопросов, а вторая содержит варианты повестки, предложенные участниками.

Проведение совещаний meet-7small.jpg

Для консолидации предложений участников можно воспользоваться встроенным механизмом консолидации. В меню "Консолидация предложений" панели закладки "Повестка \ Основная" можно выбрать добавление новых предложений в основную повестку и/или объединение текстов пунктов основной повестки с измененными  пользователями пунктами.

Проведение совещаний meet-8small.jpg 

После консолидации вопросов повестки, а так же изучения ответов пользователей по возможности или не возможности участия в совещании, инициатору необходимо принять решение об утверждении совещания или о повторной рассылке приглашений. Приглашения рассылаются только отмеченным в списке участников пользователям.

В случае утверждения совещания, бизнес-процессом "Проведение совещания" автоматически создается задача ожидания времени окончания совещания. Специальный фоновый пользователь (указанный в нстройках системы) периодически проверяет наступление времени окончания совещания. Если время истекло задача ожидания отмечается как выполненная и бизнес-процесс движется дальше.

Существуют альтернативные варианты фиксации факта окончания совещания. Пользователь может выбрать пункт  "Совещание проведено".

Либо найти запущенную задачу (через кнопку "Перейти") "Ожидание проведения совещания", открыть её и нажать кнопку "Завершить совещание". 

Так же можно выбрать пункт "Дополнительно \ Перенести совещание" в нижней панели инструментов бизнес-процесса "Проведение совещания". В таком случае будет изменена на указанную дата проведения совещания. Пользователям, если отмечена галочка "Уведомлять об отмене" на закладке "Тема и график" будут сформированы уведомления.

После окончания совещания инициатору будет выслано уведомление на утверждение результатов.

принятые решения совещание

На закладке "Принятые решения" необходимо скопировать вопросы из повестки дня (кнопкой "Скопировать из повестки") и указать принятые решения по каждому вопросу.

Нижняя часть закладки (см. рисунок выше) содержит список назначенных ответственных за принятые решения лиц (если такие были назначены).

После заполнения данных о принятых решениях, бизнес-процесс создаст поручения сотрудникам, а так же вышлет протоколы совещания участникам для ознакомления (см. рисунок ниже).

Проведение совещаний meet-10small.jpg

Каждая форма бизнес-процесса "Проведение совещания" содержит меню для распечатки состава участников, повестки совещания и принятых решений. Кроме того, возможно построение отчета "Состояние задач" с отбором по конкретному проведенному совещанию.

Ещё больше возможностей в новой версии системы!

 


Смотрите так же:
Страница для печати

 События                      

 Основное 2010 1ssovmestimo.gif  Роспатент Добавить сайт в избранное | Тел. +7 (343) 222-01-50, welcome@1c-doc.ru | Все новости | Карта сайта
Сайт создан и эффективно поддерживается системой "Аналитика: Управление бизнес-сайтом"