1с документооборот

Основное 2010 arrow1.gif
Скачать 1с документооборот


Руководство по 1с документооборот


Презентация 1с документооборот

Купить 1с документообортот

 Электронный документооборот 

Внимание! Новая версия программы с расширенными возможностями

Подробнее о системе документооборота

 

Выдержки из брошюры "Что нужно знать руководителю об электронном документообороте"

Нужно ли это моему предприятию?
Давайте сразу определимся – нужна ли автоматизация документооборота Вашему предпиятию.
Вам не нужен электронный документооборот если Вы:

1. Любите перебирать стопки бумаг в поиске нужного документа, иногда Вам приходится перебирать целые шкафы и архивы!
2.  Вам нравится пить кофе (иногда литрами, а иногда и не кофе) пока бухгалтерия "срочно" ищет нужный договор с контрагентом для уточнения условий поставки.
3. Вам нравиться выслушивать оправдания подчиненных типа "мы не получали и по этому не выполняли вашего распоряжения", "мы не знали об этом приказе", еще лучше - "Иванов ушел в отпуск и мы не можем найти документы по его клиентам".
4.  Вам не жалко легкие нашей планеты, ведь для производства миллионов тонн бумаги осталось пока еще много леса!
Но если Вам хочется упростить и упорядочить свою управленческую деятельность, то эта брошюра ДЛЯ ВАС!
Здесь Вы найдите простую и понятную информацию об автоматизации документооборота.

Стоит ли внедрять его в этом году?
Итак, Вы решили, что хорошо бы иметь систему электронного документооборота (СЭД)на своем предприятии. Но, может быть сейчас не то время, что бы заниматься этим?

Может быть, а может быть и нет! Давайте вместе попробуем разобраться.
Если мы отложим процесс установки и внедрения на год или более, а может быть вообще "до лучших времен", то мы найдем утешение в следующем:

1. Мы "мужественно" отказались от инвестиций в самих себя, и теперь мы выглядим жертвой кризиса, и пусть все видят - у нас нет денег ни на что!
2. Нам не придется тратить свое время и время наших сотрудников на установку нового программного обеспечения! Путь сотрудники сидят на старых стульях, за старыми столами, с низкой зарплатой и вообще без каких-либо вещей, упрощающих жизнь и повышающих их любовь к нам (кстати, цена средней системы документооборота из расчета на одно рабочее место не дороже обычного офисного стула)!
3. Через некоторое время нас просто завалит желтыми и пыльными бумажными документами, но это будет весело! 

В то же время, решив внедрять документооборот в этом году, кроме собственно электронного документооборота Вы совершенно бесплатно получите:

1. Повышение производительности работы сотрудников - тот же или меньший штат Вашего предприятия сможет выполнять больший объем работы быстрее!
2. Быстрый поиск и использование информации при работе с клиентом - клиенты сейчас стали всё более требовательными и не желающими сколько-либо ждать.
3. Точную и оперативную информацию по состоянию поставленных задач сотрудникам. Согласитесь, в высоко конкурентной обстановке не приятно, а иногда и просто разрушительно узнать, что порученное Вами задание игнорировалось сотрудником в течение всего отведенного на его выполнение срока!

Кроме того, у многих производителей систем документооборота сейчас действуют антикризисные программы и возможны значительные скидки. Они так же со значительно большей, чем в "тучные" годы, охотой будут заниматься Вами и Вашим предприятием.
 
Какая система лучше?
Какая система электронного документооборота (СЭД) лучше? Этот вопрос будет одним из первых, который Вы обязательно зададите себе (если ещё не задали).

Ответ может быть сложным, а может быть и простым. В этой брошюре мы дадим простой ответ: При прочих равных возможностях такая, которая уже знакома Вам и вашим сотрудникам и не вызовет проблем с освоением!
Но Вы сразу возразите – "Ведь у нас ещё нет никакой системы документооборота!", тогда Вам нужна система наиболее похожая на Ваши существующие программы, тогда и внедрение пойдет проще, и польза проявится быстрее!

Мы не агитируем, но один из достойных вариантов состоит в следующем: с большой долей вероятности на Вашем предприятии есть платформа с которой уже работает часть пользователей – это платформа "1С:Предприятие 8". Не стоит поддаваться устаревшему лет на 15 заблуждению о том, что "1С" это "программка для бухгалтеров". На сегодня "1С:Препдриятие 8" это современная платформа для создания сложнейших программных решений, на платформе реализовано и сертифицировано более 300 различных отраслевых решений. Более 1 миллиона предприятий и миллионы пользователей ежедневно используют "1С" в своей работе. А студенты уже со студенческой скамьи знакомы с "1С" на уровне хорошего пользователя.
 
Ещё один немаловажный фактор – система должна позволять создавать и работать со структурой хранения информации аналогичной папкам и файлам на компьютерах и серверах пользователей.

При этом данные должны храниться централизовано. Тогда пользователи смогут организовать папки так, как им нужно и так, как им будет удобно в работе (облегчив переход с обычных файлов), но при этом все данные будут под централизованным управлением.

Таким образом, в системе должны присутствовать некие аналоги файловых папок или "по-научному" должна поддерживаться работа с виртуальными каталогами в центральном хранилище данных.
Согласитесь, ориентироваться в знакомой среде и интерфейсе проще и сотрудникам, осваивающим новую систему, и Вам, как руководителю и пользователю системы.

И еще – выбирая систему документооборота, проверьте следующее: поддерживает ли система проецирование электронных документов в различные папки и каталоги.

В отличие от файловой структуры хранения данных, хорошая система документооборота должна позволять проецировать электронные документы в разные каталоги и папки пользователей.

Спросите - зачем это нужно? Ответим: что бы не плодить различные дубликаты и копии файлов, как это происходит при работе с обычными файлами.

Один и тот же электронный документ должен быть одновременно доступен и в личной папке пользователя (естественно, если это не нарушает прав доступа), и в папке проекта, к которому он относится, и в папке дел, где он зарегистрирован, и в папке контрагента, для которого он создан, и возможно еще в некоторых нужных местах. И всё это один и тот же документ. Согласитесь – удобно!
 
Как же заставить все это работать?
Это самый сложный, но в то же время и самый главный вопрос, решение которого принесет реальную пользу Вам и Вашему предприятию.

Электронный документооборот coffe.gif Налейте себе чашечку кофе, соберитесь с силами и приступим!
Первое - нужно захотеть! Если Вам нужен документооборот, но Вы его не хотите его внедрять, то перечитайте еще раз ответ на вопрос "Стоит ли внедрять его в этом году?". Если решили что да, то вперед!
Есть несколько простых правил, которые помогут начать эффективно использовать электронный документооборот на Вашем предприятии. Вот они:

1. Все приказы и распоряжения (особенно важные) нужно публиковать и рассылать для ознакомления только в электронной системе документооборота. Бумажную копию можно распечатать и подшить в папку для обеспечения формальностей, но сотрудники должны узнавать новые решения из электронной системы документооборота! Соответственно, да же тем сотрудникам, которые не хотели или "не могли" в ней работать, придется её открыть, изучить и начать применять в своей работе.
2. Взять за правило следующее – "Если нет в электронной системе документа (СЭД), то его вообще нет на предприятии". Таким образом, сотрудники твердо будут знать, что на все вопросы "а где мне найти документ" будет один ответ. И это будет единственно правильный ответ.
3. Принимать результаты работы сотрудников по отчету (отчетам) формируемым системой по поставленным и выполненным поручениям. Если нет в системе выполненных поручений – то нет и выполненной работы, а значит нет и премии, а в текущей ситуации и вообще заработной платы! На все возражения "но я же выполнил это задание" жестко отвечайте  - "зафиксируй в системе". Только в этом случае Вы получите реальную картину работы всех сотрудников предприятия нажатием одной кнопки. Это позволит всегда быть в курсе дел, оперативно узнавать и соответственно реагировать на все возникшие задержки и просрочки!

И еще – Вы инвестируете в электронный документооборот (СЭД) не для парней из того отдела, а для себя. Поэтому будьте в курсе всех процессов связанных с внедрением системы и её использованием. Не стесняйтесь задавать, как Вам кажется, глупые вопросы, правильные специалисты должны уметь на них подробно и детально отвечать!

Ещё больше возможностей в новой версии системы!

 



Страница для печати

Новинка  - Бизнес-процессы и KPI

KPI для 1С Документооборот

Расширение для "1С:Документооброт КОРП"

 События                      

 Основное 2010 1ssovmestimo.gif  Роспатент Добавить сайт в избранное | Тел. +7 (343) 222-01-50, welcome@1c-doc.ru | Все новости | Карта сайта
Сайт создан и эффективно поддерживается системой "Аналитика: Управление бизнес-сайтом"