1с документооборот

Основное 2010 arrow1.gif
Скачать 1с документооборот


Руководство по 1с документооборот


Презентация 1с документооборот

Купить 1с документообортот

 Внедрение СЭД (Системы Электронного Документооборота) 

Внимание! Новая версия программы с расширенными возможностями

Подробнее о системе документооборота

 

Предназначение документа: Данный документ предназначен для консультантов, имеющих опыт внедрения систем автоматизации, особенно на платформе "1С:Предприятие 8". Данный документ, с некоторыми исключениями, может быть применен и внутренними отделами автоматизации предприятия для внедрения СЭД "Аналитика: Документооборот" собственными силами.

Внедрение систем электронного документооборота (далее по тексту "СЭД") на базе "1С:Предприятие" рекомендуется выполнять в соответствии с принципами проектного управления, описанными в стандарте PMBOK 2003 или более поздних редакций.
Проект по внедрению СЭД "Аналитика: Документооборот" на базе "1С:Предприятие" в целом похож на другие проекты по внедрению решений на базе "1С:Предприятие", тем не менее, можно выделить следующие особенности внедрения СЭД:

  • Более широкий круг вовлеченных в проект сотрудников предприятия, при этом многие сотрудники привыкли работать только с бумажными документами и журналами, а не с компьютерами. Таким образом сотрудники, имеющие опыт во внедрении других конфигураций на базе "1С", в проекте по внедрению СЭД могут столкнуться с персоналом предприятия не только не знакомым с другими системами автоматизации, например, предыдущей версией "1С:Предприятие 7.7", но и не имеющими навыков работы даже с программами MS Office.
  • Увеличение взаимосвязи между различными подразделениями и отделами предприятия при внедрении СЭД. При внедрении СЭД, в отличие от других специализированных решений на базе "1С:Предприятие", нужно понимать, что потоки документооборота редко замыкаются внутри одного подразделения или рабочей группы, обычно они пронизывает несколько подразделений или предприятие в целом. Поэтому, при внедрении СЭД, консультантам приходится искать, а иногда и устанавливать пути взаимодействия между различными подразделениями предприятия.

Поскольку перед различными предприятиями обычно стоят различные задачи в сфере автоматизации документооборота, то нет и единственного "верного" пути. Тем не менее, ниже мы опишем рекомендуемые этапы внедрения СЭД, при этом в каждом конкретном проекте возможно изменение данной методологии для достижения поставленных задач.

Рекомендуемые этапы проекта по внедрению СЭД

1. Создание рабочей группы. В рабочую группу должны войти как специалисты со стороны консалтинговой компании, так и со стороны предприятия заказчика. Уже на этапе формирования рабочей группы важно донести до руководства предприятия заказчика важность проекта по внедрению СЭД для его предприятия.

Важно понимание всех участников рабочей группы, а так же высшего руководства предприятия, что внедрение СЭД это серьезный проект "а не автоматизация движения бумажек". Реализация данного проекта приведет к изменениям (надеемся в лучшую сторону!) в ежедневной работе практически всех сотрудников предприятия, а так же высшего руководства.

2. Подготовка проектной документации. В ходе подготовки проектной документации рекомендуется выполнить следующее:

a. Согласовать и зафиксировать четкие требования к результатам внедрения СЭД.

b. Выявить и задокументировать возможные риски проекта и их возможное влияние на результаты внедрения СЭД.

c. Создать список ограничений проекта (что не будет выполняться в ходе реализации проекта, и что не будет являться результатом проекта). Данный список необходимо обязательно согласовать с руководством предприятия, что бы избежать недопонимания вида "а мы думали, что данные работы подразумеваются"

3. Проведение экспресс-обследования. Экспресс-обследование предприятия включает в себя:

a. Аудит  IT-инфраструктуры предприятия для выявления степени готовности серверного и сетевого оборудования для установки нового приложения, обеспечивающего электронный документооборот

b. Аудит имеющейся платформы "1С:Предприятие", расчет необходимого для внедрения количества клиентских лицензий "1С:Предприятие 8"

c. Аудит имеющейся системы документооборота на предприятии, оценка трудоемкости переноса данных в новую систему из существующей системы документооборота

d. Предварительная оценка квалификации персонала предприятия и его способности воспринимать новые технологии и знания.

Результатами экспресс-обследования обычно являются: рекомендации по поставке дополнительных лицензий "1С", рекомендации по модернизации оборудования, а так же понимание консалтинговой компанией примерного объема трудозатрат на внедрение СЭД и примерных сроков выполнения проекта.

Кроме того, одним из важнейших результатов проведения экспресс-обследования является понимание правильного порядка внедрения СЭД в подразделениях (или филиалах) предприятия, выделение одного или нескольких подразделений, с которых начнется внедрение системы документооборота на предприятии. Дальнейшие шаги, приведенные в данном документе, могут производится для каждого подразделения (или филиала) отдельно, либо параллельно с другими подразделениями (филиалами), в зависимости от индивидуальных потребностей и особенностей предприятия.

4. Развертывание системы на предприятии. Выполняется поставка и установка платформы "1С:Предприятие 8" и СЭД "Аналитика: Документооборот" на серверы и на рабочие места пользователей подразделения (подразделений).

5. Обучение работе с системой документооборота. Для упрощения дальнейшего взаимодействия, понимания сотрудниками общих принципов работы СЭД, и начала использования СЭД в работе, рекомендуется провести обучение сотрудников. Рекомендуется следующий порядок обучения сотрудников предприятия:

a. Провести ознакомительный курс обучения для всех пользователей предприятия. На данном курсе пользователи знакомятся с основными функциями и возможностями СЭД. Консультанты так же знакомятся с уровнем текущей грамотности пользователей и уровнем восприятия ими новой информации.

b. По результатам ознакомительного обучения производится разделение пользователей на группы согласно их функциям и уровню знаний.

c. Проведение курсов в группах пользователей. Рекомендуемые (в зависимости от текущих знаний и необходимых навыков) курсы:

  • Курс "Эффективная работа с "1С:Предприятие 8" проводится для тех, кто не знаком с платформой "1С:Предприятие 8"
  • Курс "Эффективная работа с "Аналитика: Документооборот". Данный курс является основным курсом обучения работе с конфигурацией "Аналитика: Документооборот", курс охватывает те же объекты и функции, что и ознакомительный курс, но в данном курсе даются более детальные знания, кроме того, в отличие от ознакомительного курса, пользователи выполняют большое количество самостоятельной, практической работы в системе.
  • Курс "Настройка и конфигурирование "Аналитика: Документооборот". Курс предназначен для системных администраторов и программистов "1С". В курсе даются знания о структуре программы, возможностях настройки на пользовательском уровне и настройке на уровне изменения метаданных в конфигураторе.

6. Изучение и анализ текущей методологии ведения документооборота на предприятии (часть знаний консультанты получают по результатам общения с пользователями на курсах обучения).  Документирование потоков прохождения документов на предприятии. Cоставление карты используемых на предприятии видов и типов документов, состава необходимых для работы реквизитов документов.

7. Принятие решения об обоснованности внесения изменений в структуру метаданных "Аналитика: Документооборот" и/или обоснованности внесения методологических изменений в сложившиеся методы ведения документооборот на предприятии для работы в неизмененной (типовой) программе "Аналитика: Документооборот".

В случае принятия решения о необходимости внесения изменений в структуру метаданных "Аналитика: Документооборот", выполняется разработка технического задания на такие изменения, в противном случае составляются рекомендации по изменению текущей методологии регистрации, учета, оформления документов и т.д.  для работы в типовой программе "Аналитика: Документооборот". Возможно так же сочетание двух вариантов - изменение и программы и сложившейся методологии работы с документами.

8. Настройка программы "Аналитика: Документооборот" согласно полученной на предыдущих этапах информации. Настройка может выполняться по двум направлениям:

a. Настройка на уровне пользователя без изменения метаданных в конфигураторе. На данном этапе обсуждается структура хранения информации, заполняются справочники "Корпоративные папки", "Виртуальные каталоги", "Места хранения документов", "Рабочие группы пользователей". Так же на данном этапе производится настройка системных параметров (констант), а так же индивидуальных настроек пользователей. На данном этапе рекомендуется выполнить и настройку подписок пользователей о событиях документооборота (справочник "Подписки на события документооборота").

b. Настройка на уровне метаданных с использованием "Конфигуратора". Код программы "Аналитика: Документооборот" полностью открыт, поэтому для консультантов открываются широкие возможности как для косметических изменений экранных форм, так и для серьезной переработки структуры метаданных. Стоит понимать, что после настройки с использованием "Конфигуратора", возникнет необходимость ручной установки обновлений "Аналитика: Документооборот", об этом необходимо предупредить руководство предприятия и подготовить договор сопровождения, включающий обновление конфигурации "Аналитика: Документооборот".

9. Перенос данных в систему документооборота из других систем. На данном этапе выполняется перенос данных из других (старых) систем документооборота,  а так же настройка интеграции с существующими на предприятии информационными системами. В ходе данного этапа в качестве инструмента можно использовать универсальную обработку "Загрузка документов в базу данных из xls-файла". Данная обработка входит в комплект поставки и доступна через меню "Операции \ Обработка".

В каждом конкретном случае, при переносе данных необходимо оценивать применимость универсальной обработки, возможно для некоторых данных предприятия необходимо разработать индивидуальные механизмы импорта в систему "Аналитика: Документооборот".

10. Опытно-промышленная эксплуатация на реальных данных. Тестирование установленной и настроенной системы электронного документооборота на предмет полного удовлетворения потребностей пользователей, повторный поиск точек разрыва в функционале "Аналитика: Документооборот" и методологии учета документов предприятия, оценка компетенции персонала в работе с платформой "1С:Предприятие 8" и СЭД.

По результатам опытно-промышленной эксплуатации подготавливаются предложения по объемам дополнительного обучения, объемам необходимых в дальнейшем консультаций, а так же предложения по сопровождению системы в течение всего срока её жизни.

11. Проведение дополнительного обучения пользователей и оказание консультаций им на рабочих местах согласно выданных рекомендаций после проведения опытно-промышленной эксплуатации.

12. Издание приказов руководством предприятия о переходе на новую систему, выдача рекомендаций по изменению должностных инструкций пользователей. Для подготовки изменений в должностных инструкциях можно использовать цитаты и разделы из руководства пользователя (по отдельному запросу разработчик может предоставить руководство пользователя "Аналитика: Документооборот" в формате MS Word).

13. Масштабирование системы на другие подразделения/филиалы. В случае, если вышеописанные работы выполнялись только на одном или нескольких подразделениях (филиалах) предприятия и уже достигнуты запланированные результаты, то необходимо повторить описанные шаги для других подразделений (филиалов) расширив и замкнув потоки электронного документооборота по всему предприятию.

Возможно некоторое изменение и дополнение проведенных в пилотных подразделениях шагов. В случае, если филиалы работают в своих автономных базах данных, то на данном этапе так же осуществляется настройка и тестирование системы обмена данными между филиалами.

14. Утверждение принципа достоверности электронной информации. Принятие руководством и сотрудниками предприятия принципа о достоверности данных, находящихся в системе электронного документооборота. Рекомендуется подготовить и опубликовать приказ о том, что данные  в системе электронного документооборота являются достоверными. В том числе, достоверными в обязательном порядке должны считаться:

a. Поручения, выдаваемые пользователям в системе документооборота
b. Приказы, публикуемые в системе документооборота

В некоторых случаях, для усиления эффекта, можно дополнить приказ информацией о том, что данные в СЭД являются единственно достоверными данными на предприятии. Взять за правило следующее – "Если в электронной системе нет документа, то его вообще нет на предприятии".

Таким образом, сотрудники будут твердо знать, что на все вопросы "а где мне найти документ" будет один ответ. Данный шаг мотивирует пользователей работать с информацией (а так же подготавливать отчеты, согласовывать документы, регистрировать  результаты совещаний и прочее) только в системе электронного документооборота, а не какими то другими, альтернативными (и устаревшими) методами.

Все приказы и распоряжения (особенно важные) рекомендуется публиковать и рассылать для ознакомления сначала в электронной системе документооборота. Бумажную копию можно распечатать и подшить в папку для обеспечения формальностей, но сотрудники должны узнавать новые решения только из электронной системы документооборота. Соответственно, даже тем сотрудникам, которые не хотели или "не могли" работать в системе, придется её открыть, изучить и начать применять в своей работе.

Принимать результаты работы сотрудников по отчетам, формируемым системой по поставленным и выполненным поручениям. Если нет в системе выполненных поручений – то нет и выполненной работы, а значит нет и премии сотруднику. На все возражения "но я же выполнил это задание" должен быть ответ - "зафиксируйте в системе". Только в этом случае руководство предприятия получит реальную картину работы всех сотрудников предприятия нажатием одной кнопки. Это, в свою очередь, позволит всегда быть в курсе дел, оперативно узнавать и соответственно реагировать на все возникшие задержки и просрочки, а значит одна из целей внедрения СЭД, будет достигнута.

Рекомендации по оформлению проектных документов

Как и в любых других проектах по автоматизации предприятий, рекомендуется документировать все принятые решения, а так же достигнутые результаты. Но, поскольку в проектах по внедрению СЭД могут участвовать сотрудники, не знакомые со специальной терминологией, то  при документировании необходимо стараться не использовать специальные термины (даже термин "СЭД" используемые в данном документе не рекомендуется использовать при общении с пользователями), иначе будет сложно согласовать документы с широким кругом персонала предприятия. Применяя специальные термины можно столкнуться с тем, что кто то что то не поймет, но кивнет, а когда дело дойдет до реального внедрения системы, консультанты с большой вероятностью столкнуться с проблемами.

Перед использованием различных блок-схем для описания потоков информации, убедиться, что блок-схемы легко и правильно понимаются сотрудниками предприятия (которые до начала проекта вообще могли не видеть такого способа предоставления информации).

После успешного выполнения проекта (а в некоторых случаях и достижения промежуточных результатов), рекомендуется зафиксировать данный приятный факт, подписав у руководства предприятия отзыв о проделанной работе или рекомендательное письмо.

Желаем Вам успехов во внедрении системы электронного документооборота на платформе "1С:Предприятие 8"!

Разработчики "Аналитика: Документооборот"

Ещё больше возможностей в новой версии системы!

 



Страница для печати

 События                      

 Основное 2010 1ssovmestimo.gif  Роспатент Добавить сайт в избранное | Тел. +7 (343) 222-01-50, welcome@1c-doc.ru | Все новости | Карта сайта
Сайт создан и эффективно поддерживается системой "Аналитика: Управление бизнес-сайтом"