1с документооборот

Основное 2010 arrow1.gif
Скачать 1с документооборот


Руководство по 1с документооборот


Презентация 1с документооборот

Купить 1с документообортот

 Документы документооборота 

Внимание! Новая версия программы с расширенными возможностями

Подробнее о системе документооборота

 

Программа "Аналитика: Документооборот" содержит специальный объект  "Документ документооборота" для ввода и хранения информации.

Документы являются основным хранилищем информации системы. В документах может храниться текстовая, графическая и любая другая информация о входящих, исходящих, внутренних и других документах.

Документ является электронной копией бумажной либо виртуальной информации, кроме того, он содержит большое количество реквизитов, описывающих его состояние, его принадлежность, статусы и прочее.

Документы документооборота 1c_documentooborot-1small.jpg

На рисунке выше показан пример входящего документа. Входящий документ на закладке "Файлы" содержит присоединенный файл отсканированного изображения.

Документы могут вводиться на основании других документов системы.

Каждый документ системы имеет ряд закладок. Закладки могут быть организованы (переименованы, скрыты) с помощью настроек вида документа (см. раздел "Виды документов").

Для ускорения заполнения однотипных документов основные реквизиты документа могут быть заполнены по шаблону. Для заполнения по шаблону нажмите гиперссылку на надписи "Наименование". В шаблоне можно указать название документа по-умолчанию, принадлежность документа организации, проекту, номенклатуре дел, а так же список получателе и исполнителей. Структура справочника "Шаблоны документов" может быть иерархической, содержащей множество различных шаблонов.

В документе каждого вида может быть несколько закладок. Ниже приводится описание всех закладок.

Закладка "Файлы" содержит набор присоединенных к документу файлов. На закладке "Файлы" можно разместить файлы любых типов, при этом для файлов изображений, а так же файлов html и pdf формата доступен предварительный просмотр непосредственно в окне документа.

Возможно хранение изображений и файлов как во внешнем каталоге, так и непосредственно в хранилище базы данных.
Выбор варианта хранения осуществляется нажатием на ссылку "расположение файла" слева внизу окна документа. Ниже показан пример выбора варианта.

расположение файлов 1с

Закладка "Принадлежность" предназначена для указания принадлежности документа документооборота. На закладке так же указываются параметры хранения документа в архиве. В том числе: номер документа в архиве и срок хранения документа в архиве.

Документы документооборота 1c_documentooborot-2small.jpg

Принадлежность документа определяется следующими реквизитами:

  • Подразделение
  • Организация
  • Автор
  • Проект
  • Виртуальный каталог
  • Корпоративная папка
  • Место хранения документа
  • Дело (из номенклатуры дел)

Важно! Принадлежность документа может быть изменена редактированием вышеуказанных реквизитов документа или перетаскиванием мышкой документа в другую папку  быстрого отбора в навигаторе.

Закладка "Содержание" содержит текст документа. Данный текст может быть открыт в одном из выбранных шаблонов документов. Шаблоны документов позволяют сформировать файл Microsoft Word или OpenOffice Writer с содержимым документа и необходимым оформлением.

шаблон документа

На рисунке выше показано формирование документа Microsoft Word после нажатия на кнопку "Открыть" выбранного шаблона "Бланк исходящего письма".

Закладка "Сотрудники" содержит список сотрудников, которые имеют отношение к документу. В списке "Получатели документов" указывается список получателей документа. В поле "Исполнители резолюции" список сотрудников, которым могут быть назначены задания по следующим бизнес-процессам:

  • Поручения сотрудникам
  • Согласование документа

Документы документооборота doc4-small.gif

Список получателей может быть скопирован в список исполнителей резолюции нажатием кнопки "Копировать".

Закладка "Рабочая группа" предназначена для указания принадлежности документа к рабочей группы.

документоооборот

Список сотрудников может быть заполнен нажатием кнопки "Заполнить список". Типовые рабочие группы и их состав задаются в справочнике "Рабочие группы".

Существует возможность установить запрет на просмотр документа сотрудниками, не являющимися  членами рабочей группы. Для установки такого ограничения этого отметьте флажок "Ограничить доступ рабочей группой".

Закладка "Работа с контрагентом" предназначена для хранения информации о состоянии взаимоотношений с контрагентом по этому документу.

Поле "Контрагент" при этом содержит ссылку на контрагента из справочника "Контрагенты", поле "Договор с контрагентом" ссылку на договор с контрагентом из справочника "Контрагенты", поле "ФИО" - контактное лицо контрагента.

Для учета состояния взаимодействия с контрагентом имеется два списка:

  1. Список "Контакты с контрагентом" содержат список контактов с контрагентом. Каждый контакт имеет текстовую информацию описывающую контакт, дату и время контакта, а так же поле "Примечание".
  2. Список "Решение задач" содержит список типовых задач, которые необходимо решить (или согласовать) с контрагентом. В списке пользователи могут отмечать решенные задачи. Вы можете разработать шаблоны взаимодействия с предопределенным списком задач в специальном справочнике "Шаблоны взаимодействия" и заполнять список задач по этому шаблону.

Список задач может быть отредактирован (дополнен или изменен) вручную без использования шаблона. Каждому виду документов можно назначить шаблон взаимодействия по умолчанию. 

документооборот

Закладка "Журнал передачи" содержит информацию о передаче документа между сотрудниками. Кроме того, на закладке указывается информация, о том, кто зарегистрировал документ. При регистрации документа возможно так же присвоение документу альтернативного номера.

В поле "Место регистрации" указывается подразделение, зарегистрировавшее документ.

Если  в настройках документооборота (см. раздел "Настройки системы")  указана галочка "Регистрировать документ автоматически автором", то в поле "Документ зарегистрировал" автоматически проставляется сотрудник – автор документа. Не зарегистрированные документы (с пустым полем "Документ зарегистрировал") выделяются в навигаторе цветом (по умолчанию красным).

Закладка "Дополнительные реквизиты" содержит список дополнительных реквизитов документа. Дополнительные реквизиты создаются в форме элемента вида документа (см. раздел "Виды документов").

Документы документооборота doc7-small.gif

Например, на рисунке выше  показан пример документа вида "Договор", содержащий реквизиты: "Сумма договора" с типом "Число" и реквизит "Объект". Данные реквизиты повяились в документе после настройки справочника "Виды документов". Подробнее о настройке дополнительных реквизитов смотрите в разделе "Виды документов".

Закладка "Задачи" документа содержит список задач, созданных по этому документу. Задачи создаются с помощью бизнес-процессов. На основании документа может быть сформировано два типа бизнес-процессов:

  1. Бизнес-процесс "Согласование документа"
  2. Бизнес-процесс "Поручения сотрудникам"

Бизнес-процессы запускаются из меню "Бизнес-процессы" нижней панели инструментов документа.

Документы документооборота doc8-small.gif

Ещё больше возможностей в новой версии системы!

 


Смотрите так же:
Страница для печати

 События                      

 Основное 2010 1ssovmestimo.gif  Роспатент Добавить сайт в избранное | Тел. +7 (343) 222-01-50, welcome@1c-doc.ru | Все новости | Карта сайта
Сайт создан и эффективно поддерживается системой "Аналитика: Управление бизнес-сайтом"